Datos de la factura · 2 min de lectura · 21 de octubre de 2026
Cuánto tiempo hay que guardar las facturas y cómo
Las facturas emitidas y recibidas no se pueden tirar al acabar el año. Hay dos plazos que conviene conocer y, con la factura electrónica, una forma correcta de guardarlas.
Los dos plazos
| Norma | Plazo | Para qué |
|---|---|---|
| Ley General Tributaria (art. 66 y 70) | 4 años | Prescripción de las deudas tributarias: la Agencia Tributaria puede revisar durante ese tiempo |
| Código de Comercio (art. 30) | 6 años | Conservar libros, correspondencia y justificantes de la actividad mercantil |
Los 4 años fiscales se cuentan desde el día siguiente al final del plazo para presentar la declaración correspondiente, no desde la fecha de la factura. Y si hay bases imponibles negativas o deducciones pendientes, la AEAT puede comprobar las facturas que las justifican hasta 10 años. En la práctica, las empresas guardan las facturas al menos 6 años.
Convierte tu factura XML a PDF. Pasa una o muchas facturas XML a PDF en segundos, en tu navegador.
Convertir a PDFQué hay que guardar
- Las facturas emitidas (copias) y las recibidas (originales).
- Los tickets y justificantes de gastos deducibles.
- Los registros de facturación de tu programa, si estás en VERI*FACTU.
Cómo guardar las facturas electrónicas
El Reglamento de facturación exige que la conservación garantice la legibilidad, la autenticidad del origen y la integridad del contenido, y que la Agencia Tributaria pueda acceder a ellas sin demora.
- Guarda el archivo original (el XML, el .xsig, el Factur-X). Es la factura.
- El PDF es una copia útil para leer, pero no sustituye al original. Puedes generarlo con convertir XML a PDF.
- Organízalas por año y proveedor, con copias de seguridad en otro sitio.
- Si usas la solución pública de la AEAT o una plataforma, comprueba durante cuánto tiempo guarda las facturas y cómo descargarlas.
¿Puedo digitalizar las facturas en papel?
Sí, mediante digitalización certificada con un programa homologado por la Agencia Tributaria. Una simple foto o escaneo no basta para destruir el original.
Truco: un índice en Excel
Abre todas las facturas XML del año en el visor y exporta a CSV. Tendrás un índice con número, fecha, proveedor, NIF y totales para encontrar cualquier factura en segundos. Te lo explicamos en cómo pasar facturas XML a Excel.
Preguntas frecuentes
¿Cuánto tiempo guarda un autónomo sus facturas?
Lo mismo: al menos los 4 años de prescripción fiscal. El Código de Comercio obliga a los empresarios, y lo prudente es guardarlas 6 años.
¿Sirve guardar solo el PDF de una factura electrónica?
No: la factura es el archivo electrónico original. El PDF es una copia de lectura.
¿Puedo guardar las facturas en la nube?
Sí, siempre que se garantice su integridad, legibilidad y acceso, y cumplas la protección de datos.
¿Desde cuándo se cuentan los 4 años?
Desde el día siguiente al fin del plazo de presentación de la declaración en la que se incluyó la factura.