Cómo elegir un programa de factura electrónica: 10 preguntas

No hay un programa perfecto para todos: una tienda con TPV, una consultora que emite diez facturas al mes y una distribuidora con miles de pedidos necesitan cosas distintas. Pero hay requisitos que cualquier programa debería cumplir desde ya.

Las 10 preguntas

1. ¿Cumple el reglamento de VERI*FACTU? El fabricante tiene que darte una declaración responsable que lo acredite. Sin ella, no lo contrates. Más en VERI*FACTU o no VERI*FACTU.
2. ¿Qué modalidad usa? Si envía los registros a la Agencia Tributaria en el momento (VERI*FACTU) o los guarda firmados (no VERI*FACTU).
3. ¿Emite factura electrónica estructurada? En UBL, Facturae o CII, siguiendo la norma EN 16931.
4. ¿Cómo enviará las facturas? Conectándose a la solución pública de la AEAT o a una plataforma privada, y si enviará la copia en UBL automáticamente.
5. ¿Recibe facturas electrónicas? No solo emitir: también importar las de tus proveedores sin teclearlas.
6. ¿Comunica los estados? Aceptación, rechazo y pago, con el plazo de cuatro días. Lo explicamos en estados de la factura electrónica.
7. ¿Factura a la Administración? Si tienes clientes públicos, que genere Facturae firmada y la presente en FACe con los códigos DIR3.
8. ¿Puedes sacar tus datos? Exportación de facturas en XML y de listados en Excel o CSV, para no quedarte atrapado si cambias de proveedor.
9. ¿Dónde están tus datos y quién los trata? Contrato de encargo de tratamiento (RGPD), copias de seguridad y conservación durante el plazo legal. Lee cuánto tiempo guardar las facturas.
10. ¿Cuánto cuesta de verdad? Cuota, coste por factura enviada o recibida, certificado, conectores… y qué pasa con el precio cuando llegue la obligación.

Señales de alarma

• Te permite borrar facturas emitidas o cambiar su número o importe sin dejar rastro: es justo lo que prohíbe VERI*FACTU.
• No tiene declaración responsable o no sabe decirte qué modalidad usa.
• Solo exporta en PDF.
• Promete «cumplir con todo» sin explicar cómo enviará las facturas electrónicas.

Alternativas gratuitas

Si emites pocas facturas, puedes combinar la aplicación gratuita de facturación de la Agencia Tributaria (para VERI*FACTU) y la solución pública (para la factura electrónica). Y para leer las facturas que recibes, el visor de VisorFactura.

Haz una prueba antes de decidir

Pide una demo, emite una factura de prueba en XML y ábrela en el visor: así compruebas que el NIF, el IVA, el IBAN y los totales salen bien y que el formato es el correcto.

Preguntas frecuentes