Ratgeber · Aktualisiert am 22. Oktober 2026
E-Rechnungspflicht: was seit 2025 gilt und was 2027 und 2028 kommt
Mit dem Wachstumschancengesetz wird die elektronische Rechnung zwischen inländischen Unternehmen zur Pflicht – schrittweise. Hier finden Sie Fristen, Ausnahmen und Formate auf einen Blick.
Kurz gesagt: Seit dem 1. Januar 2025 müssen alle inländischen Unternehmen E-Rechnungen empfangen können. Ausstellen müssen sie sie ab dem 1. Januar 2027 bei einem Vorjahresumsatz über 800.000 Euro, sonst ab dem 1. Januar 2028.
Ihre persönlichen Fristen ermittelt der E-Rechnungspflicht-Rechner.
Was ist eine E-Rechnung?
Seit dem 1. Januar 2025 ist eine E-Rechnung nur noch eine Rechnung, die in einem strukturierten elektronischen Format ausgestellt, übermittelt und empfangen wird und eine elektronische Verarbeitung ermöglicht. Ein einfaches PDF per E-Mail ist keine E-Rechnung mehr, sondern eine „sonstige Rechnung“ – ebenso wie eine Papierrechnung.
Die Fristen
| Ab | Wer | Was |
|---|---|---|
| 1.1.2025 | Alle inländischen Unternehmen | E-Rechnungen empfangen können |
| 1.1.2027 | Vorjahresumsatz über 800.000 € | E-Rechnungen ausstellen |
| 1.1.2028 | Alle übrigen Unternehmen | E-Rechnungen ausstellen (auch EDI-Verfahren müssen dann die Anforderungen erfüllen) |
Bis zum Ende der jeweiligen Übergangsfrist dürfen Sie weiterhin Papierrechnungen ausstellen und – mit Zustimmung des Empfängers – andere elektronische Formate wie PDF. Quelle: FAQ des Bundesfinanzministeriums, Stand März 2026; die Details regeln die BMF-Schreiben vom 15. Oktober 2024 und 15. Oktober 2025.
Wer betroffen ist
Die Pflicht gilt für Umsätze zwischen inländischen Unternehmen (B2B), also Unternehmen mit Sitz, Geschäftsleitung oder einer am Umsatz beteiligten Betriebsstätte in Deutschland. Dazu zählen auch Freiberufler, Vermieter und Kleinunternehmer – Letztere allerdings nur beim Empfang.
Ausnahmen
- Rechnungen an Privatkunden (B2C).
- Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro brutto.
- Fahrausweise, die als Rechnung gelten.
- Leistungen von Kleinunternehmern.
- Leistungen an juristische Personen, die keine Unternehmer sind, etwa viele Vereine.
- Viele steuerfreie Umsätze (§ 4 Nr. 8 bis 29 UStG).
Zulässige Formate
Eine E-Rechnung muss der europäischen Norm EN 16931 entsprechen. Laut BMF erfüllen insbesondere diese Formate die Anforderungen:
- XRechnung – reines XML, in UBL oder CII.
- ZUGFeRD ab Version 2.0.1 – PDF mit eingebettetem XML, mit Ausnahme der Profile MINIMUM und BASIC-WL.
Andere Formate, etwa EDI-Verfahren, können vereinbart werden, wenn sich alle umsatzsteuerlichen Pflichtangaben richtig und vollständig extrahieren lassen.
Übermittlung und Empfang
Das Gesetz schreibt keinen Übertragungsweg vor: E-Mail, Schnittstelle, Portal-Download oder ein gemeinsamer Speicherort sind möglich. Für den Empfang genügt laut BMF ein E-Mail-Postfach. Zum Lesen einer XRechnung brauchen Sie einen Viewer – zum Beispiel unseren kostenlosen E-Rechnung-Viewer.
Aufbewahrung
Rechnungen sind nach § 14b UStG acht Jahre aufzubewahren. Bei einer E-Rechnung muss zumindest der strukturierte Teil unverändert in seiner ursprünglichen Form vorliegen. Ein PDF-Ausdruck ersetzt die XML-Datei nicht.
Was Sie jetzt tun sollten
- Sicherstellen, dass Sie E-Rechnungen empfangen, lesen und archivieren können.
- Prüfen, ob Ihre Rechnungssoftware XRechnung oder ZUGFeRD erzeugt.
- Kundenstammdaten aktualisieren, insbesondere die USt-IdNr. und E-Mail-Adressen für den Rechnungsempfang.
- Ihre Frist mit dem Rechner bestimmen.
Häufige Fragen
Darf ich 2026 noch PDF-Rechnungen verschicken?
Ja, bis Ende 2026 darf jedes Unternehmen eine sonstige Rechnung ausstellen – ein PDF aber nur, wenn der Empfänger zustimmt. Bei einem Vorjahresumsatz bis 800.000 Euro gilt das bis Ende 2027.
Was passiert bei Abweichungen zwischen PDF und XML in einer ZUGFeRD-Rechnung?
Seit Einführung der E-Rechnungspflicht sind die Daten im strukturierten XML-Teil maßgeblich.
Brauche ich eine Leitweg-ID?
Nur für Rechnungen an Behörden. Zwischen Unternehmen genügt im entsprechenden Feld ein Platzhalter.
Muss ich E-Rechnungen auch für Barkäufe ausstellen?
Ja, wenn der Betrag über 250 Euro liegt und keine Übergangsregel genutzt wird.
Wie lese ich eine XRechnung?
Mit einem Viewer, etwa unserem kostenlosen E-Rechnung-Viewer.