Ratgeber · Aktualisiert am 22. Oktober 2026
Pflichtangaben einer Rechnung: die vollständige Liste
Fehlt eine Pflichtangabe, kann Ihr Kunde den Vorsteuerabzug verlieren. Diese Angaben verlangt das Umsatzsteuergesetz – und so gelten sie für E-Rechnungen.
Pflichtangaben nach § 14 Abs. 4 UStG
- Vollständiger Name und Anschrift des leistenden Unternehmers und des Leistungsempfängers.
- Die Steuernummer oder die USt-IdNr. des leistenden Unternehmers.
- Das Ausstellungsdatum.
- Eine fortlaufende, einmalig vergebene Rechnungsnummer.
- Menge und Art der gelieferten Gegenstände bzw. Umfang und Art der Leistung.
- Der Zeitpunkt der Lieferung oder Leistung (bei Sammelrechnungen genügt der Kalendermonat).
- Das Entgelt, aufgeschlüsselt nach Steuersätzen und Steuerbefreiungen, sowie im Voraus vereinbarte Entgeltminderungen (z. B. Skonto).
- Der Steuersatz und der Steuerbetrag – oder ein Hinweis auf die Steuerbefreiung.
Zusätzliche Angaben in besonderen Fällen
- Reverse-Charge: „Steuerschuldnerschaft des Leistungsempfängers“.
- Gutschrift (Abrechnung durch den Leistungsempfänger): das Wort „Gutschrift“.
- Innergemeinschaftliche Lieferung: Hinweis auf die Steuerbefreiung und die USt-IdNr. beider Parteien.
- Kleinunternehmer: Hinweis auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung.
- Leistungen an Privatpersonen im Zusammenhang mit einem Grundstück: Hinweis auf die Aufbewahrungspflicht des Empfängers.
Kleinbetragsrechnungen bis 250 Euro
Für Rechnungen bis 250 Euro brutto gelten vereinfachte Angaben (§ 33 UStDV): Name und Anschrift des leistenden Unternehmers, Ausstellungsdatum, Menge und Art bzw. Umfang und Art der Leistung, Entgelt und Steuerbetrag in einer Summe sowie der Steuersatz. Kleinbetragsrechnungen müssen keine E-Rechnungen sein.
Pflichtangaben in der E-Rechnung
Bei einer E-Rechnung müssen alle Pflichtangaben im strukturierten Teil stehen, also in den Feldern des XML. Ein Verweis auf eine unstrukturierte Anlage reicht nicht. Ergänzende Informationen, etwa ein Stundennachweis als PDF, dürfen als Anhang beigefügt werden. Wie die Daten in einer XRechnung organisiert sind, sehen Sie im Viewer.
Nummern prüfen
Ein Zahlendreher in der USt-IdNr. passiert schnell. Prüfen Sie die Prüfziffer mit dem Tool USt-IdNr. prüfen.
Häufige Fragen
Muss die Rechnungsnummer lückenlos sein?
Sie muss fortlaufend und einmalig sein. Mehrere Nummernkreise sind zulässig, solange jede Nummer nur einmal vergeben wird.
Reicht die Steuernummer statt der USt-IdNr.?
Ja, auf der Rechnung genügt eine der beiden. Bei innergemeinschaftlichen Lieferungen ist die USt-IdNr. erforderlich.
Was passiert bei fehlenden Angaben?
Die Rechnung kann berichtigt werden. Bis dahin kann der Empfänger den Vorsteuerabzug gefährden.
Muss eine Rechnung unterschrieben sein?
Nein, eine Unterschrift ist keine Pflichtangabe.